קבלת החלטות משותפת עם הצוות: מתי לשתף, איך, ועד כמה

"למה לא שאלו אותנו?" זה אחד המשפטים שמנהלים שומעים הכי הרבה מהצוות. ומהצד השני, "אי אפשר לקבל פה שום החלטה, כל דבר הופך לדיון אינסופי" הוא אחד המשפטים שמנהלים אומרים הכי הרבה לעצמם. האמת היא ששני המשפטים נכונים. יש החלטות שבהן הצוות צריך להיות שותף, ויש החלטות שבהן שיתוף רק מאט ומתסכל. האתגר הוא לדעת להבחין, ולהיות שקופים לגבי סוג ההחלטה מראש.

ארבע דרכים להחליט

כדאי לחשוב על קבלת החלטות כעל רצף, עם ארבע נקודות עיקריות:

1. המנהל מחליט ומודיע. מתאים להחלטות דחופות, להחלטות שנובעות מהנחיות מחייבות, או לנושאים שאין לצוות השפעה עליהם. "בעקבות ההנחיות החדשות, נוהל הכניסה לבית הספר משתנה מיום ראשון."
2. המנהל מתייעץ ומחליט. מתאים להחלטות שבהן הידע של הצוות חשוב, אבל האחריות נשארת אצל המנהל. "אני שוקל לשנות את מבנה ההפסקות. אשמח לשמוע מה אתם חושבים, ואחליט עד סוף השבוע."
3. הצוות מחליט יחד עם המנהל. מתאים להחלטות שמשפיעות ישירות על עבודת הצוות ושנדרשת להן מחויבות רחבה. "בואו נחליט יחד על מדיניות שיעורי הבית."
4. הצוות מחליט. מתאים להחלטות שבתחום האחריות של צוות מסוים. "צוות שכבה ו׳ יחליט על מסלול הטיול."

אין דרך אחת נכונה. השאלה היא איזו דרך מתאימה להחלטה הספציפית.

להגיד מראש איך מחליטים

הטעות הנפוצה ביותר היא לא להבהיר את סוג ההחלטה. מנהל שואל "מה אתם חושבים?", הצוות משקיע בדיון, מגיע להסכמה, ואז המנהל מחליט אחרת. הצוות מרגיש שהשיתוף היה מדומה, ובפעם הבאה לא ישקיע.

הפתרון פשוט: לפני כל דיון, אמרו במפורש איך תתקבל ההחלטה. "אני רוצה לשמוע את דעתכם, ההחלטה בסוף תהיה שלי" או "זו החלטה שנקבל יחד, ואני מתחייב ללכת עם מה שנסכים". כשהציפיות ברורות, גם מי שדעתו לא התקבלה מבין את התהליך.

טיפ: אם התייעצתם עם הצוות והחלטתם אחרת ממה שרובם הציעו, הסבירו למה. "שמעתי את ההצעות, והבנתי את החששות. החלטתי בכל זאת ללכת בכיוון אחר, כי..." הסבר כזה שומר על האמון גם כשיש מחלוקת.

כלים לשיתוף אמיתי

כשמחליטים לשתף, כדאי לעשות זאת בצורה שבאמת מאפשרת לכולם להשפיע, ולא רק לקולות הבולטים:

• שאלון קצר מראש שמאפשר לכל אחד לחשוב ולכתוב, גם למי שלא מדבר בישיבות.
• דיון בקבוצות קטנות לפני דיון במליאה.
• הצגת חלופות במקום שאלה פתוחה. "יש לנו שלוש אפשרויות, מה היתרונות והחסרונות של כל אחת?"
• סימון העדפות: כל משתתף מקבל כמה מדבקות ומסמן את החלופות שהוא מעדיף. זה מראה במהירות את תמונת המצב.
• בדיקת התנגדות: במקום לשאול מי בעד, לשאול "האם יש מישהו שלא יוכל לחיות עם ההחלטה הזו?" כך נשמעים החששות הכבדים באמת.

כשהצוות מחליט: לכבד את ההחלטה

אם הגדרתם שהצוות מחליט, כבדו את ההחלטה גם אם אתם חושבים אחרת. אפשר להביע את דעתכם במהלך הדיון, אבל אחרי שהוחלט, גבו. אם ההחלטה מתבררת כלא נכונה, אפשר לחזור אליה יחד אחרי תקופה. ביטול חד צדדי של החלטה משותפת יפגע באמון לזמן רב.

להתחיל בקטן

כדאי גם לתעד את ההחלטות שמתקבלות במסמך אחד שכולם יכולים לראות: מה הוחלט, מתי, איך התקבלה ההחלטה ומתי נבדוק אותה שוב. מסמך כזה מונע ויכוחים על מה בדיוק סוכם, ועוזר למורים חדשים להבין את ההיגיון שמאחורי הנהלים הקיימים.

אם הצוות שלכם לא רגיל לשיתוף, אל תתחילו בהחלטה הגדולה ביותר של השנה. התחילו בנושאים קטנים יותר: עיצוב חדר המורים, תוכן של יום חגיגי, מבנה ישיבות הצוות. הצלחה בהחלטות קטנות בונה את היכולת והאמון להחלטות גדולות יותר.

רשימת בדיקה לקבלת החלטות

• זיהיתי איזה סוג החלטה זו
• הודעתי לצוות מראש איך תתקבל ההחלטה
• אפשרתי לכל אחד לחשוב ולכתוב לפני הדיון
• הצגתי חלופות ולא רק שאלה פתוחה
• בדקתי התנגדויות כבדות
• הסברתי את ההחלטה כשהיא שונה מדעת הרוב
• כיבדתי החלטות שהתקבלו בצוות
• קבעתי מועד לבדיקה חוזרת

מנהיגות משתפת היא לא ויתור על סמכות, אלא שימוש חכם בה. מנהלים שיודעים מתי להחליט לבד ומתי לשתף, ושקופים לגבי ההבדל, בונים צוות שמרגיש שותף ומחויב, ובית ספר שמקבל החלטות טובות יותר.

בתוכן המקצועי של מועדון המנהלים בפורטל תוכלו למצוא עוד כלים וחומרי עבודה לשיחות צוות ולתהליכי שיתוף.