לבקש משוב מהצוות על הניהול שלך: איך עושים את זה בלי מבוכה

מנהלים ומנהלות נותנים משוב כל הזמן: למורים, לרכזים, לתלמידים. אבל מתי בפעם האחרונה ביקשתם משוב על עצמכם? רוב המנהלים מקבלים מעט מאוד מידע כן על הדרך שבה הם נתפסים. הצוות נזהר, הממונים רואים רק חלק מהתמונה, והמשוב שמגיע לרוב מגיע רק כשמשהו כבר התפוצץ. בקשה יזומה למשוב היא צעד של אומץ, והיא גם אחת הדרכים המהירות ביותר להשתפר.

למה קשה לקבל משוב כן

פערי כוחות הם האתגר המרכזי. אנשי צוות כפופים למנהל, וחלקם חוששים, גם אם לא תמיד בצדק, שמשוב ביקורתי ישפיע על היחס אליהם. לכן גם כשמבקשים משוב, התשובות נוטות להיות מנומסות וכלליות: ״הכל בסדר״, ״אתה עושה עבודה מצוינת״.

כדי לקבל משוב אמיתי, צריך ליצור תנאים שבהם הוא בטוח. זה דורש הכנה, ובעיקר הוכחה לאורך זמן שמשוב מתקבל בצורה עניינית ושמשהו נעשה איתו.

לשאול שאלות שמזמינות תשובה אמיתית

שאלה כמו ״מה דעתך עליי כמנהל?״ רחבה מדי, ומביכה. שאלות ממוקדות מקלות לענות בכנות. הנה כמה דוגמאות:

• מה אני עושה שעוזר לך לעבוד טוב יותר?
• מה אני עושה שמקשה עליך, גם אם זה לא בכוונה?
• אם היית יכול/ה לשנות דבר אחד בדרך שבה אני מנהל/ת, מה זה היה?
• האם את/ה מרגיש/ה שאפשר לפנות אליי כשיש בעיה? מה יקל על זה?
• האם ברור לך לאן בית הספר הולך? מה לא ברור?
• מתי הרגשת השנה שהקשבתי לך באמת, ומתי פחות?

הניסוח ״מה אני עושה שמקשה עליך״ חשוב במיוחד, כי הוא מניח שיש משהו כזה. זה פותח פתח לתשובה כנה.

שלוש דרכים לאסוף משוב

שאלון אנונימי. שאלון קצר, של חמש או שש שאלות פתוחות, שנשלח לכל הצוות. היתרון: אנונימיות מעודדת כנות. החיסרון: אי אפשר לשאול שאלות המשך. כדאי לוודא שהכלי באמת אנונימי ולהסביר זאת לצוות.

שיחות אישיות. שיחות קצרות עם אנשי צוות, אחד על אחד. היתרון: עומק ואפשרות להבין. החיסרון: פחות כנות, במיוחד אצל מי שפחות בטוח. מתאים במיוחד לצוות ההנהלה ולמי שיש איתם יחסי אמון.

גורם מתווך. מישהו מחוץ לבית הספר, או חבר צוות שמקובל על כולם, אוסף את המשוב ומעביר תמונה כוללת בלי שמות. שילוב טוב של כנות ועומק, אבל דורש הכנה ואמון בגורם המתווך.

אפשר גם לשלב: שאלון אנונימי לכולם, ושיחות עומק עם צוות ההנהלה.

איך מגיבים

הרגע שאחרי קבלת המשוב הוא הקריטי ביותר. גם כשהמשוב קשה, חשוב לא להתגונן, לא להסביר ולא לחפש מי כתב מה. התגובה הנכונה היא פשוטה: ״תודה. אני לוקח את זה ברצינות.״

כדאי לתת לעצמכם זמן לעכל. משוב ביקורתי מעורר רגשות, וזה טבעי. אחרי כמה ימים, קראו שוב וחפשו דפוסים. מה חוזר אצל כמה אנשים? מה מפתיע? מה מאשר משהו שכבר חשדתם בו?

טיפ: לפני שקוראים את המשוב, כתבו לעצמכם מה אתם מצפים לשמוע. אחר כך השוו. הפער בין הציפייה למשוב הוא לפעמים הלמידה החשובה ביותר.

לסגור את המעגל

משוב שנאסף ולא נעשה איתו דבר פוגע באמון יותר ממשוב שלא נאסף בכלל. לכן, אחרי שעיבדתם, שתפו את הצוות. לא את כל הפרטים, אלא את התמונה הכללית ואת מה שאתם מתכוונים לעשות. למשל: ״תודה לכל מי שענה. שמעתי שתי נקודות חזקות, ושתי נקודות שאני רוצה לשפר. הראשונה היא זמינות. הרבה מכם אמרו שקשה למצוא אותי. מהשבוע הבא יהיו לי שעות קבלה קבועות.״

והכי חשוב: לעשות את מה שאמרתם. ואחרי כמה חודשים, לבקש משוב שוב.

כדאי גם לבחור את העיתוי בחוכמה. בקשת משוב באמצע תקופה סוערת, למשל אחרי החלטה שנויה במחלוקת, תניב תשובות שמושפעות בעיקר מהאירוע האחרון. עדיף לבחור תקופה רגועה יחסית, כמו אמצע השנה או לקראת סופה, כשיש מספיק ניסיון משותף כדי לתת תמונה רחבה, ומספיק זמן כדי ליישם את מה שעולה עוד באותה שנה.

רשימת צעדים

• בחרו שיטה או שילוב של שיטות.
• נסחו חמש או שש שאלות ממוקדות.
• הסבירו לצוות למה אתם מבקשים, ואיך תשמר האנונימיות.
• כתבו מראש מה אתם מצפים לשמוע.
• קראו, תנו לעצמכם זמן, וחפשו דפוסים.
• בחרו שתי נקודות לשיפור.
• שתפו את הצוות בתובנות ובצעדים.
• חזרו על התהליך בסוף השנה.

לסיום

בקשת משוב היא מעשה של מנהיגות. היא מדגימה לצוות שגם המנהל לומד, שגם הוא יכול לטעות, ושיש מקום לקולות של כולם. מנהלים שמבקשים משוב באופן קבוע בונים תרבות שבה משוב הוא דבר טבעי, לא מאיים. ותרבות כזו מחלחלת לכל רמות בית הספר, עד הכיתה.