עומס הודעות ומיילים: איך מנהל/ת בית ספר מחזירים שליטה על הטלפון

הטלפון של מנהל או מנהלת בית ספר לא שותק. קבוצת הנהלה, קבוצת צוות, קבוצות שכבה, הודעות פרטיות מהורים, מיילים מהרשות ומהפיקוח, ובין לבין גם הודעות מהמשפחה. מנהלים רבים מספרים שהם מסיימים יום שלם של תגובות בלי להרגיש שהתקדמו במשהו אמיתי. ההודעות עצמן לא ייעלמו, אבל אפשר לשנות את מערכת היחסים איתן.

להבין את הבעיה

הבעיה אינה רק הכמות. היא גם הציפייה לתגובה מיידית, שנוצרת כשעונים מהר פעם אחר פעם. כל תגובה מהירה מלמדת את השולח שאפשר לצפות לתגובה מהירה גם בפעם הבאה. כך, בלי שאיש החליט על כך, נוצרת נורמה של זמינות מוחלטת.

יש גם מחיר סמוי. כל הפרעה מנתקת מהמשימה שבה הייתם, וחזרה לריכוז לוקחת זמן. יום שבו בודקים את הטלפון כל כמה דקות הוא יום שבו כמעט אין רצף של חשיבה.

חלונות זמן קבועים

הצעד הראשון והחשוב ביותר: לקבוע מתי בודקים הודעות ומיילים, ולא לבדוק כל הזמן. לדוגמה, שלושה חלונות ביום, של עשרים דקות כל אחד: בתחילת היום, אחרי ההפסקה הגדולה ולפני סיום. בין החלונות, ההתראות כבויות, למעט ערוץ חירום אחד מוגדר.

בהתחלה זה ירגיש לא נוח. יש חשש שמשהו דחוף יתפספס. אבל ברוב המקרים מתברר שכמעט שום הודעה לא הייתה צריכה תגובה תוך דקות. ולמה שבאמת דחוף, יש ערוץ אחר.

ערוץ חירום ברור

כדי שאפשר יהיה לכבות התראות בשקט, צריך שיהיה ערוץ ברור למקרים דחופים באמת. למשל, שיחת טלפון ולא הודעה. כדאי להגדיר לצוות ולמזכירות מה נחשב דחוף: אירוע בטיחותי, פגיעה בתלמיד, משבר שדורש החלטה מיידית. כל השאר עובר בהודעה ויטופל בחלון הבא.

אפשר לנסח זאת בהודעה לצוות: ״כדי שאוכל להיות יותר בכיתות ופחות מול המסך, אני בודק הודעות שלוש פעמים ביום. אם משהו דחוף באמת, תתקשרו. אני מבטיח לענות.״

לסדר את הקבוצות

קבוצות הודעות הן כלי נוח, אבל הן גם מקור עיקרי להצפה. כמה כללים שעוזרים:

• קבוצה לכל מטרה. קבוצת עדכונים שבה רק ההנהלה כותבת, וקבוצת שיח נפרדת אם צריך.
• שעות פעילות. להסכים שבקבוצות הצוות לא שולחים הודעות אחרי שעה מסוימת בערב או בסופי שבוע, למעט חירום.
• בלי ״תודה״ ו״קיבלתי״. תגובה בסימן קריאה או לייק מספיקה.
• לצאת מקבוצות שלא צריך. לא כל קבוצת שכבה צריכה את המנהל בתוכה. אפשר לבקש מהרכזת לעדכן כשצריך.

הורים וגבולות

הורים רבים שומרים את מספר הטלפון של המנהל ושולחים הודעות בכל שעה. זה מובן מנקודת מבטם, אבל לא בר קיימא. כדאי לקבוע מדיניות ברורה ולפרסם אותה בתחילת השנה: מה הדרך המומלצת לפנות, מי הכתובת הראשונה לכל נושא, ותוך כמה זמן אפשר לצפות לתשובה. במקרים רבים הכתובת הראשונה היא המחנכת, ורק אחריה הרכזת או המנהל.

כשמגיעה הודעה פרטית מהורה בשעה לא סבירה, לא חייבים לענות מיד. אפשר לענות בבוקר, בנימוס: ״קיבלתי את ההודעה, אחזור אלייך היום אחרי הצהריים.״

טיפ: השתמשו בהודעה אוטומטית במייל בתקופות עמוסות או בחופשות, עם הפניה למי מטפל בהיעדרכם. זה מנמיך ציפיות ומפנה פניות לכתובת הנכונה.

תבניות תשובה

חלק גדול מההודעות חוזרות על עצמן. כדאי להכין מראש כמה תבניות קצרות, ולשמור אותן בטלפון או במחשב:

• אישור קבלה ומועד תשובה.
• הפניה לגורם המתאים בצוות.
• בקשה לקבוע פגישה במקום שיחה בכתב.
• סירוב מנומס לבקשה.

כדאי גם לשים לב לאורך ההודעות שאתם עצמכם שולחים. הודעה ארוכה ומפורטת מזמינה תשובה ארוכה, ולעיתים שרשרת של שאלות הבהרה. כשנושא מורכב, עדיף לפעמים שיחה של חמש דקות על פני עשר הודעות הלוך ושוב.

תבנית לא צריכה להיות קרה. אפשר להוסיף משפט אישי אחד, והשאר כבר מוכן.

שווה גם לבדוק מדי פעם את ההרגלים שלכם עצמכם. כמה פעמים ביום אתם פותחים את הטלפון בלי סיבה? כמה מההודעות שאתם שולחים היו יכולות לחכות לישיבה הקרובה? שבוע אחד של תשומת לב להרגלים האלה מגלה לא פעם שחלק גדול מהעומס נוצר מבפנים, ושדווקא שם קל יחסית לשנות.

רשימת צעדים לשבוע הקרוב

• קבעו שלושה חלונות יומיים לבדיקת הודעות.
• הגדירו ערוץ חירום ושתפו אותו עם הצוות.
• כבו התראות מחוץ לחלונות.
• עברו על הקבוצות שלכם וצאו ממה שלא צריך.
• נסחו מדיניות פנייה להורים.
• הכינו ארבע תבניות תשובה.
• בסוף השבוע, בדקו: מה השתנה בתחושה ובזמן?

לסיום

החזרת שליטה על הטלפון היא לא ניתוק, אלא בחירה. כשאתם מחליטים מתי לענות, אתם מפנים זמן לכיתות, לחשיבה ולאנשים. ומעבר לזה, אתם מדגימים לצוות שאפשר להיות מחויבים ומקצועיים בלי להיות זמינים בכל רגע. זה מסר שמורים רבים צריכים לשמוע לא פחות מכם.